비서의 업무 유형 및 특징 알아보기

안녕하세요 신박에듀입니다. 비서는 국가기관에서 사기업까지 산업 곳곳에 배치되어 있는 중요한 직업 유형 중 하나입니다. 과거에는 단순한 보조적 개념의 업무가 주어졌지만, 최근 산업군 및 직군에 따라 전문성을 필요로 하는 영역이 늘어나고 있습니다. 이번 시간에는 비서 업무 유형 및 특징에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

 

1. 비서의 개념

 

  비서는 경영자 혹은 관리자가 경영상 목표를 달성할 수 있도록 보좌하는 역할을 합니다. 다시 말해, 상사가 본연의 업무에 집중할 수 있도록 잡다한 업무를 대신 처리함으로써 업무의 효율성을 극대화시킵니다. 

 

 

2. 비서 업무의 유형

 

  비서의 업무 영역과 내용은 비서가 속한 조직의 성격과 형태, 상사의 역할이나 성격, 지위나 업무 위임 정도 에 따라 달라질 수 있기 때문에 표준화하기는 어렵습니다. 그러나 선행연구를 바탕으로 비서 업무는 크게 일상적 업무와 지시적 업무, 창의적 업무로 나눌 수 있습니다.

 

 - 일상적 업무: 우편물 처리, 서류 정리, 전화 응대, 방문객 응대, 사무기기 및 비품관리 등

 - 지시적 업무: 예약 업무, 문서 작성, 금융 업무, 경조사 업무 등

 - 창의적 업무: 서식 개발, 정보검색 및 가공, 자료 준비, 행사 기획, 비정형적 업무 수행, 절차 개선 등

 

 

 

 

3. 비서 업무의 특징

 

  비서 업무는 일반 사무직의 업무와 구분되는 몇 가지 특징을 가집니다. 첫째, 각종 수명업무가 많고 비정형적이며 동시다발적입니다. 둘째, 업무를 수행함에 있어 다른 팀원에 비해 개인의 능력을 비교적 많이 발휘할 수 있습니다. 셋째, 경영자의 중요한 의사결정 혹은 업무에 도움을 주는 업무를 맡아 함으로써 직무에 만족을 느낍니다. 넷째, 상사와 근무를 함께 하며 업무도 함께 진행하기 때문에 경영진과 일체감을 느낍니다.

 

<일반 사무직과 비서업무의 비교>

일반사무직	비서
• 부·과의 업무분담이 명확하다. • 세분화된 각자의 책임이 과 전체를 지지한다. • 비교적 정형화된 전문적 업무를 계 획적으로 행한다. • 결근시 다른 사람이 대행한다. • 비서만큼 기업비밀에 관여하지 않는다. • 상사와 비서와의 협력관계에 비추어 개성의 충돌이 없다.	• 상사의 보좌역으로 광범한 지식이 요구되고 상사가 원하는 것을 자발적으로 파악하여 업무를 진행시키는 재치가 필요하다. • 정형업무 외에 비정형업무가 돌발적 으로 발생하므로 두 가지 이상의 업무를 동시에 진행시킬 필요가 있다. • 상사에게 필수적 존재이므로 대체가 불가능하다. • 비밀사항에 상당히 관여한다. • 상사와 일체감을 가지고 활동하므로 퍼스낼리티의 충돌이 있을 수 있다.

 

 

※ 출처: 비서직 경력정체의 선행요인에 관한 실증연구(하선영, 2019)